خط مشی افشاگری
حسن نیت
فرد گزارش کننده تخلف باید موضوع مورد گزارش را خود را با حسن نیت اعلام کند و دلایل کافی را که بر اساس آنها معتقد است تخلفی واقع شده است، ارائه نماید. در صورتی که ثابت شود اتهامات غیر واقعی بوده اند و با سوء نیت یا بدلایل شخصی مطرح شده اند، این عمل خطای جدی محسوب شده و شدید ترین اقدامات انضباطی مقتضی نسبت به آن اتخاذ خواهد شد.
دادرسی عادلانه/شفافیت
توقشم شفافیت را در طول فرآیند بررسی و گزارش تضمین خواهد کرد.همچنین، فرصتی را برای افراد درگیر در فرآیند بررسی فراهم خواهد کرد، تا صدای آنان شنیده شود.اگر فردی شواهد موضوعات گزارش شده یا در حال گزارش را مخفی نماید یا از بین ببرد، اقدامات انضباطی مقتضی در مورد وی به اجرا در خواهد آمد.
فرآیند تحقیق
کمیته‌ی گزارشگری تخلف باید از فرآیند تحقیق به صورت زیر تبعیت کند:
- هر زمان که ممکن باشد، (اگر تخلف بطور ناشناس گزارش نشده باشد) کمیته ی گزارشگری تخلف دریافت شکایت را از سوی گزارش کننده تخلف به اطلاع وی خواهد رساند.
- این کمیته طی ده روز از تاریخ پذیرش گزارش تخلف تعیین خواهد کرد که شکایت مربوط به تخطی از قانون یا اصول اخلاقی است.
- اگر کمیته، شکایت را نامعتبر تشخیص دهد اعضای آن در زمان مقتضی، دلایل تصمیم‌گیری خود را با فرد گزارش کننده تخلف در میان خواهند گذاشت.
- اگر کمیته تعیین کند که شکایت معتبر است، وقوع تخلف مورد ادعا را بررسی خواهد کرد (کمیته‌ی گزارشگری تخلف یک تیم تحقیقاتی برای انجام تحقیق تعیین خواهد کرد). تیم تحقیقاتی یک گزارش تحقیقی آماده یا نتیجه تحقیقات را همراه با پیشنهاداتی برای اقدامات اصلاحی به کمیته‌ی گزارشگری تخلف، ارائه خواهد نمود.
- تیم تحقیقاتی تلاش می‌کند که با انجام دادن کلیه اقدامات مقتضی طی 4 هفته از تاریخ ارجاع گزارش از سوی کمیته تحقیق، فرآیند تحقیق تکمیل شود. اگر فرآیند تحقیق بیش از این مدت طول بکشد، این تیم باید دلایل خود را به کمیته‌ی گزارشگری تخلف اعلام کند.
- اعضای کمیته‌ی گزارشگری تخلف با اکثریت آرا تصمیمی را بر اساس یافته ها و توصیه های تیم تحقیقاتی اعلام خواهند کرد.
- کمیته‌ی گزارشگری تخلف اقدامات سریع و اصلاحی را به صورت قانونی انجام خواهد داد.
دادرسی عادلانه/شفافیت
اگر شرکت تعیین کند که تخلف از قانون یا اصول حرفه ای و اخلاقی رخ داده است، اقدامات اصلاحی زیر را در پیش خواهد گرفت:
- در مورد هر فردی که بعنوان متخلف شناسایی شود اقدامات انضباطی مناسب اتخاذ خواهد شد. که می‌تواند شامل اخراج از کار/ فسخ قرارداد نیز باشد. اگر کمیته‌ی گزارشگری تخلف بر این عقیده باشد که تحقیق انجام شده وقوع فعالیتها و اعمال نادرستی را افشا می‌کند که قابل تنبیه است، می تواند اقدام خود را مطابق (اقدامات انضباطی) آیین نامه پیشگیری از تقلب آغاز نماید.
- کنترل‌ها، سیاست‌ها و رویه‌های مناسبی در کلیه واحدها پیاده سازی می‌شود تا از کشف سریع تخطی های مشابه اطمینان حاصل شود.
- در زمان بازرسی یا هر زمان پس از آن، اگر فردی علیه گزارش کننده تخلف دست به اقدامات تلافی جویانه بزند، یا شاهدان و یا اعضای رسیدگی کننده به تخلف را تحت تاثیر قرار داده و هدایت کند یا شواهد و مدارک را دستکاری نماید، توقشم ناچار خواهد بود تا اقدامات تنبیهی جدی را اتخاذ نماید که شامل قطع همکاری نیز خواهد بود.
وظایف و مسئولیت ها
گزارش کننده تخلف
- گزارش کنندگان تخلف اطلاعات اولیه ی مرتبط با تخلف اثبات شده را فراهم می‌کنند.
- گزارش کننده تخلف (شامل گزارش کننده تخلف ناشناس) باید تمام شواهد تحلیلی موثق و قابل دستیابی را فراهم سازد تا تحقیق آغاز گردد. تحقیق بدون ارائه شواهد معتبر انجام نخواهد شد. در هر حال، گزارش کننده تخلف نباید بدنبال تهیه شواهدی باشد که به آنها دسترسی محدود دارد.
- گزارش کننده تخلف (شامل گزارش کننده تخلف ناشناس) باید تمام شواهد تحلیلی موثق و قابل دستیابی را فراهم سازد تا تحقیق آغاز گردد. تحقیق بدون ارائه شواهد معتبر انجام نخواهد شد. در هر حال، گزارش کننده تخلف نباید بدنبال تهیه شواهدی باشد که به آنها دسترسی محدود دارد.
- گزارش کننده تخلف (در صورتی که ناشناس نباشد) باید برای مصاحبه توسط تیم تحقیقاتی آمادگی داشته باشد. گزارش کننده تخلف نباید بر اساس نظر خود در انجام تحقیق اقدام کند و راسا اقدام به تحقیقات نماید.
- در صورتی که گزارش دهنده تخلف در ارتکاب تخلف شریک یا معاون شناخته شود و با مرتکبان همکاری نموده باشد، از اقدامات انضباطی مصون نیست.
- گزارش کننده تخلف در مواردی که از نظر قانونی حق مراجعه به مقامات قانونی را دارد می‌تواند در صورت صلاحدید علاوه بر شکایت قانونی موضوع را به اطلاع کمیته گزارشگری تخلف نیز برساند.
- گزارش کننده تخلف نباید در مورد تخلف در محل کار یا هرگونه نشست یا دورهمی اجتماعی یا غیر رسمی صحبت کند.
افراد حاضر در فرآیند تحقیقات
- تمام شاهدان و افرادی که مصاحبه شده اند یا اطلاعاتی ارائه کرده اند می بایست در فرآیند تحقیق حضور و همکاری کاملی با تیم تحقیقاتی داشته باشند.
- افراد حاضر باید از بحث یا افشای تحقیقات یا شهادت خود با اشخاصی که با تحقیقات مرتبط نیستند، خودداری کنند.
- افرادی که در فرآیند تحقیق حضور دارند تحت هیچ شرایطی نباید در مورد ماهیت شواهد درخواستی یا ارائه شده با اظهارات خود با سوژه تحقیق صحبت کنند مگر اینکه با رضایت تیم تحقیقاتی باشد.
- درخواست محرمانه یا ناشناس ماندن هویت و اطلاعات فاش شده از سوی افراد حاضر باید در محدوده ی نیازهای قانونی فرآیند تحقیقات و با حفظ عادلانه بودن این فرآیند در حد امکان محترم شمرده شوند.
- افراد حاضر در فرآیند تحقیق بدلیل نقش ویژه خود در برابر اقدامات تلافی جویانه حفاظت می‌شوند.